La
importancia de la información.
Para darnos cuenta de su
importancia vamos a usar un ejemplo. Si tenemos 10 cajas y en una de ellas una
pelotita. ¿Cuál es la probabilidad de encontrarla? Si no está en las 5 primeras
¿Cuál es la probabilidad? Si decimos que está en la 9 o la 10 ¿Cuál es la
probabilidad?
Con el ejemplo vemos que a medida que aumenta la información, más fácil
resulta tomar decisiones. “La función de la información es disminuir la
incertidumbre y aumentar el conocimiento de quien debe tomar la decisión,
incrementando las posibilidades de éxito”
Sin la información es imposible
tomar una decisión adecuada.
Obtención
de la información.
La información puede estar
formada por uno o varios datos procesados de manera tal que aumentan el
conocimiento de quien los recibe.
Existen 10 operaciones básicas
que solas o combinadas entre sí, permiten transformar datos en información.
- Captar: Consiste en registrar los datos a partir de
un acontecimiento, como por ejemplo, una venta registrada en una factura.
- Verificar: Es la comprobación o validación de
datos, para verificar su corrección. Ej. que el mes sea un número entre 1
y 12, que no se permita el 30/2 etc.
- Clasificar: Clasifica los datos en categorías. Ej.
una lista de compras clasificada por código de cliente.
- Ordenar: Esta operación consiste en colocar los
datos en una secuencia lógica, por ejemplo alfabéticamente, de acuerdo a
uno de sus datos, como por ejemplo por apellido.
- Sumar: Acumula los datos en sentido matemático,
como por ejemplo sumar la cantidad de artículos vendidos.
- Calcular: Se refiere a las operaciones matemáticas
o lógicas realizadas con los datos. Ej. cálculo del porcentaje de alumnos
aprobados.
- Almacenar: Con esta operación se guardan los datos
en algún dispositivo, ya sea papel o un soporte magnético, como por
ejemplo el disco rígido.
- Recuperar: Esta operación permite utilizar los
datos que están almacenados. Ej. leer un disquete.
- Reproducir: Se refiere a hacer una copia de los
datos en otro dispositivo o cambiarlos de lugar dentro del mismo
dispositivo. Ej. Hacer un backup.
- Distribuir o comunicar: Con esta operación se
transfieren los datos de un lugar a otro. Ej. Enviar un e-mail.
Supongamos que tenés que hacer
una factura. Para hacerla tenés una lista de clientes y otra de artículos.
Si un cliente realiza una compra.
¿Qué operaciones realiza?
- recuperar la información del cliente.
- reproducir los datos.
- verificar si son correctos.
- recuperar los datos de los artículos.
- reproducir datos de los artículos.
- calcular el importe de cada artículo al multiplicar
cantidad por precio.
- sumar el importe para obtener el total.
- almacenar los datos de la factura.
Procesamiento
de datos
Las operaciones que se realizan
con los datos, forman parte del procesamiento.
Es decir que se puede decir que:
 |
Sistema
Es un conjunto de elemento que se
relacionan entre sí para lograr un determinado objetivo.
En todo sistema hay 3 estados.
- La entrada es la recopilación de los datos necesarios para el proceso. Esta operación es fundamental para que la información sea confiable.
- El proceso es la transformación de los datos ingresados en información.
- La salida es el resultado del procesamiento, puede mostrarse de distintas formas, generalmente por monitor o impresora.
¿Qué
es un sistema de información?
Es un conjunto de elementos o
componentes interrelacionados para seleccionar, recolectar, memorizar, procesar
y mostrar datos e información.
Si el sistema está computarizado:
- Proporciona gran capacidad de procesamiento
- Proporciona la información necesaria para tomar
decisiones.
Sistemas
de información manual
Estos sistemas están formados por
personas, procedimientos y datos. La mayoría de los sistemas son inicialmente
manuales.
Sus desventajas son:
- Se necesita mucho espacio para almacenar
información.
- Se pierde mucho tiempo en la búsqueda de la
información.
Sistemas
de información computarizados
Están formados por computadoras,
bases de datos, telecomunicaciones, personas y procesamientos elaborados para
recolectar, manipular, almacenar y procesar datos para ser transformados en
información.
Posee grandes ventajas:
- Requieren poco espacio y tiempo para almacenar
información.
- Se puede realizar trabajos automatizados, en horas
nocturnas sin presencia de personal.
- Permiten realizar operaciones complejas como la
reserva de pasajes aéreos desde distintas sucursales, la compra con
tarjeta de crédito, etc.
Algunas desventajas son pérdida
de puestos de trabajo, necesidad de mayores conocimientos para acceder a los
puestos de trabajo, perdida de privacidad y seguridad.
Organización
de los datos
En la Sociedad de la Información,
el éxito o el fracaso de una organización está relacionado con la forma de
generar y distribuir la información. La información para que sea valiosa debe
tener ciertas características:
Exacta: Es decir, no debe contener errores.
Completa: Debe contener los datos importantes.
Oportuna: Se recibe en el momento que se necesita.
Accesible: Tiene que estar al alcance de las personas autorizadas.
Segura: Tiene que estar protegida contra el acceso no autorizado.
La importancia de la información
en las organizaciones las llevó a utilizar técnicas de gestión de datos. La más
usada es la base de datos con técnicas de proceso y organización de
información.
Base
de datos manuales
Son muy comunes. Un ejemplo es la
guía telefónica donde los datos están estructurados, organizados y ordenados.
Otros ejemplos: el inventario de la biblioteca, la guía de calles, las
historias clínicas del hospital.
La dificultad está relacionada
con la búsqueda de la información y modificación de los datos (actualización).
En la guía no podemos saber el número de una persona si no sabemos el apellido.
Importancia
de la informática en un sistema de base de datos.
Una base de datos informática es
un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en un dispositivo y un
conjunto de programas para manipular dichos datos.
Los datos están disponibles en
tiempo real (en el instante en que se solicitan) y pueden ser accedidos por
muchos usuarios a la vez o requeridos por otros programas. Ej. Un listado de alumnos puede ser requerido
por el sistema de calificaciones, por el sistema administrativos para completar
los legajos, etc.
Ventajas
de las bases de datos computarizadas
v
Permiten almacenar grandes volúmenes de
información. Ej. AFIP tiene datos de los impuestos de todos los habitantes del
país.
v
Rapidez en la búsqueda de información.
v
Facilitan el mantenimiento actualizado de la
información. Ej. Tarjetas de crédito.
v
Permite distribuir la información en diferentes
formatos. Se pueden obtener listados impresos, gráficos estadísticos,
información por pantalla, etc.
Desventajas
v
Si falla el sistema no se tiene acceso a la
información. Ej. “Se cayó el sistema”
v
Pérdida de privacidad: Las personas no tienen
control sobre sus datos personales que se encuentran en bases de datos ni de
quienes acceden a ellos.
v
Se necesita personal especializado para el
mantenimiento y administración de los sistemas de bases de datos.
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